Pourquoi se doter d’un logiciel de gestion du patrimoine foncier ?
L’optimisation des coûts et de l’efficacité opérationnelle est un enjeu commun à toutes les sociétés et à tous les pôles de celles-ci. Pour ce faire, il est indispensable de s’équiper des bons outils et solutions.
Dans le cas des pôles patrimoniaux, nous savons que ceux-ci représentent un coût équivalent à 20% jusqu’à 30% du chiffre d’affaires de l’entreprise. Pour pallier cela, de nombreuses sociétés mettent en place des outils verticaux. Ils ne couvrent généralement qu’un besoin partiel. Le choix du bon outil est donc crucial dans une démarche d’optimisation d’un pôle patrimoine.
Sommaire
1° Les constats pour les entreprises non équipées
2° Les apports d’une solution de gestion du patrimoine
3° Bien choisir sa solution
1° Les constats pour les entreprises non équipées
Pour les entreprises non-équipées d’une solution de gestion de patrimoine immobilier ou seulement partiellement, les constats sont récurrents dans différents domaines :
Concernant le référencement des informations, celui-ci est éclaté et les informations sont parfois différentes par services. Ces derniers possèdent une multitude de fichiers Excel rendant l’information rapidement obsolète car celle-ci est uniquement juste à un instant T mais elle est faussée par la suite dû à l’évolution du parc. Enfin, les différents services perdent énormément de temps à chercher la bonne information.
Sans solution, la maintenance est elle aussi impactée. En effet, les charges administratives sont trop importantes. Il y a également un manque d’indicateurs factuels de l’évaluation des prestataires.
La gestion des travaux est également difficile sans outil. La circulation documentaire est complexe en interne comme en externe ce qui empêche le partage correct des planifications et de leurs évolutions.
Enfin, la gestion immobilière rencontre également des obstacles. Les renouvellements ne sont pas anticipés ce qui engendre des déplafonnements de loyer. Il y a également des écarts entre les quittances et les loyers théoriques. Les informations sont difficilement fournies à la direction générale.
Sans solution de gestion du patrimoine centralisée, nous constatons que beaucoup de pertes sont notables, notamment en termes de temps et de finances. Pour les éviter, ou tout du moins les minimiser, il est nécessaire de s’équiper d’une solution de gestion de patrimoine foncier multisites.
2° Les apports d’une solution de gestion du patrimoine
S’équiper d’une solution de gestion de patrimoine foncier offre de nombreux gains financiers et qualitatifs dans le pilotage de l’activité de l’entreprise. Cela s’explique par les valeurs ajoutées de ce genre de solution. En effet, les solutions de gestion du patrimoine offrent une transversalité qui favorise énormément le partage d’informations. Les informations et processus sont donc toujours à jour et connus de tous. L’outil permet de supprimer les doubles-saisies chronophages et les sources d’erreurs. Grâce à cela, les prises de décisions sont facilitées et les coûts sont réduits.
Dans le cas de la solution GDM de STACKR, les gains sont mesurables :
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Gains économiques
Les coûts de maintenance et de travaux baissent en moyenne de 10%. L’immobilier connait également une baisse des charges et des loyers de 1.3%.
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Gains qualitatifs
La qualité du service fournisseur est enfin mesurée et pilotée. Les délais fournisseurs sont divisés par 2 et il n’y a plus d’oublis contractuels.
Cela s’explique par le fait que la solution GDM est bien plus qu’une GMAO. Celle-ci couvre l’ensemble de la chaîne de valeurs du patrimoine et l’information est centralisée ; la chaine de communication n’est donc pas rompue en interne ainsi qu’en externe (prestataires, fournisseurs…).
3° Bien choisir sa solution
Pour sélectionner la bonne solution de gestion patrimoniale, 3 aspects doivent être pris en considération :
1. La richesse fonctionnelle de la solution
La solution doit être capable de couvrir tous vos besoins internes et ceux de votre écosystème.
2. Le bon partenaire
S’équiper d’une nouvelle solution c’est également choisir un nouveau partenaire. Celui-ci doit être en mesure de vous accompagner tout au long de votre projet. Il doit aussi apporter une méthodologie de déploiement robuste afin de maitriser les risques liés à cette transformation. Il doit donc savoir comment embarquer les équipes dans le projet.
3. Le bon Maintien en Condition Opérationnelle
Une fois la solution en place, celle-ci doit être suivie par le partenaire pour garantir une utilisation maximale de l’outil par les ressources internes. Cela passe par des vérifications régulières du bon respect des processus, la mise à jour des modes opératoires et l’adaptation de l’outil à l’organisation qui évolue.
Pour conclure
Une solution de gestion de patrimoine foncier multisites n’est pas une option mais une nécessité pour les organisations souhaitant améliorer leurs performances et mieux piloter leur activité. Plusieurs critères sont à prendre en compte dans le choix d’une solution de ce genre dont la couverture fonctionnelle ou encore le partenaire.
STACKR est en mesure de vous accompagner sur un projet de cette envergure avec sa solution GDM développée depuis + 20 ans. Si vous êtes intéressé par une solution de gestion de patrimoine complète, modulaire et évolutive, n’hésitez pas à nous contacter !
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